個人情報保護｜業務システム開発、インフラ基盤、システム支援は株式会社トラストリーフへ

制定日　2011年7月1日
最終改正日　2023年10月1日

個人情報保護方針

株式会社トラストリーフ（以下、「当社」という。）では、品質の高いソフトウェアサービス（開発受託・技術支援）を提供することを念頭に、当社が保有するお客様、お取引先様及び従業者の個人情報及び個人番号・特定個人情報の保護が重要な責務であると認識しております。そこで、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善を行い、全従業者にこの個人情報保護方針を周知するとともに、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。
特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。
また、そのための措置を講じます。
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
当社は、当社が取得し、管理している個人情報の正確性・安全性を確保するため、適切な安全対策を実施し、個人情報の漏えい、滅失、き損などを防止する規程、体制を構築します。
また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
当社は、個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
当社は、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、個人情報保護マネジメントシステムを適時・適切に見直すなど、継続的に改善してまいります。
株式会社トラストリーフ
代表取締役　鈴木亮治

以上

【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先兼個人情報に関する苦情・相談窓口】

〒103-0027　東京都中央区日本橋3-5-8　精華ビル4F
株式会社トラストリーフ　個人情報相談窓口
電話番号：03-3527-9726

【個人情報の利用目的の公表】

当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017の附属書A.3.4.2.4に基づき公表します。

個人情報の利用目的

お客様の個人情報
- お客様の個人情報は、ソフトウェアサービス事業におけるサービス内容のご紹介、品質、開発スケジュール等のご相談内容の回答、関連するサービス、新たなサービスのご案内に利用いたします。
- 当社が受託するソフトウェアサービス（開発受託業務、技術支援業務）を実施する為に利用いたします。
取引先様の個人情報
- 取引先様の個人情報は、商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務等に利用いたします。
お問い合わせ、資料請求を頂いた方の個人情報
- 当社の各事業に関するお問合せの方の個人情報は、お問合せにお答えする為に利用いたします。
- 資料請求を頂いた方の個人情報は、ご要望頂いた資料の送付等に利用いたします。
当社の株主様の個人情報
- 当社の株主様の個人情報は、連絡、各種情報の提供、株主管理及び関連・付帯業務に利用いたします。
採用応募者の個人情報
- 採用応募者の個人情報は、採用選考及びそれに伴う連絡等に利用いたします。
当社の従業者情報
- 従業者情報は、人事管理、労務管理、賃金・経費の支払い、福利厚生、安全管理、税務処理、健康管理、マイナンバーの管理、営業活動、広報活動等に利用いたします。
- 当社従業者の技術者情報は、スキルの確認の為及び、委託元に提供する為に利用いたします。
ご提供頂いた個人番号情報
- ご提供頂いた個人番号情報は、法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」等に利用いたします。
協力会社の要員情報
- 協力会社の要員情報は、スキルの確認のため、及び、委託元に提供するために利用します。

以上

【保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知】

当社では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）のご請求及び第三者提供記録に関する開示ご請求について、以下の事項を周知致します。

当社の名称及び住所、代表者の氏名

名称：株式会社トラストリーフ
住所：〒103-0027　東京都中央区日本橋3-5-8　精華ビル4F
代表者の氏名：代表取締役　鈴木　亮治
個人情報保護管理者

個人情報保護管理者の氏名又は役職名：総務担当責任者
連絡先：電話番号 03-3527-9726
保有個人データの利用目的
1. 当社が直接取得したお客様の個人情報
  - お客様の個人情報は、ソフトウェアサービス事業におけるサービス内容のご紹介、品質、開発スケジュール等のご相談内容の回答、関連するサービス、新たなサービスのご案内に利用いたします。
2. 当社が直接取得した取引先様の個人情報
  - 取引先様の個人情報は、商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務等に利用いたします。
3. お問い合わせ、資料請求を頂いた方の個人情報
  - 当社の各事業に関するお問合せの方の個人情報は、お問合せにお答えする為に利用いたします。
  - 資料請求を頂いた方の個人情報は、ご要望頂いた資料の送付等に利用いたします。
4. 当社の株主様の個人情報
  - 当社の株主様の個人情報は、連絡、各種情報の提供、株主管理及び関連・付帯する業務に利用いたします。
5. 採用応募者の個人情報
  - 採用応募者の個人情報は、採用選考及びそれに伴う連絡等に利用いたします。
6. 当社の従業者情報
  - 従業者情報は、人事管理、労務管理、賃金・経費の支払い、福利厚生、安全管理、税務処理、健康管理、マイナンバーの管理、営業活動、広報活動等に利用いたします。
  - 当社の従業者の技術者情報は、スキルの確認の為及び、委託元にご提供する為に利用いたします。
7. ご提供頂いた当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報
  - ご提供頂いた当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報は、法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」等に利用いたします。

保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先

保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒103-0027　東京都中央区日本橋3-5-8　精華ビル4F
株式会社トラストリーフ　個人情報相談窓口
電話番号：03-3527-9726

当社の加入する認定個人情報保護団体について
- 【認定個人情報保護団体の名称】
  - 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
- 【苦情の解決の申出先】
  - 認定個人情報保護団体事務局
    〒106-0032　東京都港区六本木一丁目９番９号　六本木ファーストビル内
    電話番号　03-5860-7565 ／ 0120-700-779
    （当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません）
開示等の手続きについて
開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。
保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め、保有個人データの安全管理のために講じた措置を以下の通り講じています。
1. 基本方針の策定
  - 個人データの適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情の窓口」等についての基本方針を策定しています。
2. 個人データの取扱いに係わる規律の整備
  - 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取得方法、責任者・担当者及びその任務等について、個人データの取扱規程を策定しています。
3. 組織的安全管理措置
  - 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
  - 個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検をするとともに、他部署による監査を実施しています。
4. - 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  - 個人データの機密保持に関する契約を従業者と締結しています。
5. 物理的安全管理措置
  - 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  - 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失を防止する措置を実施しています。
6. 技術的安全措置
  - アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
7. 外的環境の把握
  - 外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理措置を実施します。

以上

【開示等に関する手続き】

当社では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）のご請求及び第三者提供記録の開示のご請求に関する事項を周知し、開示等のご請求を受けています。　当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

開示等の求めの受付
1. 下記の宛先までご連絡ください。
  
  当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。
  
  〒103-0027　東京都中央区日本橋3-5-8　精華ビル4F
  株式会社トラストリーフ　個人情報相談窓口
  電話番号：03-3527-9726
2. 開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
  - 開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
  - 開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
  - 本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。
    - 運転免許証
    - マイナンバーカード（表面）
    - その他本人確認できる写真入りの公的証明書
      ＊写真付きの証明書のご用意が困難な場合は、健康保険証や住民票・印鑑登録証明書など公的機関が発行した有効期限内又は発行から３ケ月以内のものを２種類
  - 開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
  - - 本人の委任状
    - 戸籍謄本
    - 登記事項証明書
    - その他法定代理権の確認ができる公的書類
    - 後見登記等に関する登記事項証明書
    - その他法定代理権の確認ができる公的書類
    - 親権者であることを確認できる戸籍全部事項証明書
    - その他親権者の確認ができる公的書類
「開示等の請求及び第三者提供記録の開示に関するご請求」の手数料及びその徴収方法
検討結果連絡
- 当社内で検討した結果は、以下の方法、または、開示請求で、開示方法をご本人が指定された場合は、可能な限りその方法により遅滞なくご連絡します。
  - 書面の郵送又はEメール又は手渡し

以上

業務システム開発　インフラ基盤構築　システム支援事業内容

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